Contoh cara menyusun TOR dan RAB kegiatan di Sekolah atau Madrasah

Sesuai hasil dari audit inspektorat beberapa minggu yang lalu di Madrasah tempat kami bertugas ditemukan banyaknya laporan kegiatan yang tidak dilengkapi dengan TOR dan RAB pelaksanaan kegiatan baik berupa kegiatan kepanitiaan atau lainnya.

Mungkin saja di tempat saudara juga akan menemukan hal yang sama dimana pelaksanaan kegiatan hanya yang tersusun berupa proposal atau hanya laporan kegiatan saja tanpa dilengkapi TOR atau acuan pelaksanaan kegiatan.

Sebelum kami berikan contoh penyusunan TOR ini, ada baiknya kita pahami dulu apa sih TOR tersebut ?

TOR adalah singkatan dari Term Of Reference yaitu Kerangka Acuan Kerja atau Kerangka Acuan Kegiatan yang disingkat KAK berupa dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, KAK berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.

KAK merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga. Dalam KAK tercakup latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penanggung jawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan.

Berikut kerangka dalam penyusunan KAK atau TOR disusun berdasarkan Peraturan Dirjen Anggaran Nomor PER-2/AG/2010.

Format
Kementerian Negara/Lembaga: …………………………….
Unit Organisasi: …………………………….
Program: …………………………….
Sasaran Program: …………………………….
Usulan SBK: Kegiatan/Subkegiatan/Detil Kegiatan *)
Kegiatan: …………………………….
Subkegiatan: …………………………….
Detil Kegiatan: …………………………….

1. Latar Belakang (why)
Dasar Hukum
Gambaran Umum
Alasan Kegiatan Dilaksanakan
2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)
Uraian Kegiatan
Batasan Kegiatan
3. Maksud dan Tujuan (why)
Maksud Kegiatan
Tujuan Kegiatan
4. Indikator Keluaran dan Keluaran
Indikator Keluaran (kualitatif)
Keluaran (kuantitatif)
5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how)
Metode Pelaksanaan
Tahapan Kegiatan
6. Tempat pelaksanaan Kegiatan (where)
7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who)
Pelaksana kegiatan
Penanggungjawab kegiatan
Penerima manfaat
8. Jadwal Kegiatan
Waktu pelaksanaan kegiatan (when)
Matriks pelaksanaan kegiatan (time table)
9. Biaya (how much): total biaya yarrg diperlukan dalam kegiatan.

Sedangkan cara pengisian format KAK adalah sebagai berikut:

Kementerian Negara/Lembaga, diisi dengan nomenklatur Kementerian Negara/Lembaga.

Unit Organisasi, diisi dengan nomenklatur Unit Eselon I yang bersangkutan.

Program, diisi dengan nama program.

Sasaran Program, diisi dengan sasaran program dalam Renja K/L atau RKP.

Usulan SBK: diisi sesuai dengan posisi (level) usulan SBK serta keterkaitan dengan kegiatan, subkegiatan dan detil kegiatan.

Sistematika penyusun TOR atau KAK

1. Latar Belakang

Menjelaskan dasar hukum yang terkait dan kebijakan Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan/aktivitas berkenaan berupa Peraturan Perundangan yang berlaku, Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga, dan Tugas Fungsi Kementerian Negara/Lembaga, sedangkan gambaran umum merupakan penjelasan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan kegiatan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran dan kinerja program/yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan.

2. Kegiatan yang dilaksanakan

Menjelaskan uraian kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.

3. Maksud dan Tujuan

Menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan.

4. Indikator Keluaran dan Keluaran

Menjelaskan indikator keluaran berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan keluaran (output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif). Misalnya: 50 km, 40 m², 20 orang, 1 LHP, dan lain-lain.

5. Cara Pelaksanaan Kegiatan

Menjelaskan bagaimana (how) cara pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen, tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan.

6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Menjelaskan dimana (where) kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

7. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan

Menjelaskan siapa (who) saja yang terlibat dan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatannya.

8. Jadwal Kegiatan

Menjelaskan berapa lama dan kapan (when) kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan dilengkapi time table kegiatan.

9. Biaya

Berisikan total biaya (how much) kegiatan sebesar nilai nominal tertentu yang dirinci dalam (Rencana Anggaran Biaya) RAB sebagai lampiran KAK.

10. Penandatangan KAK

Diisi pejabat yang bertanggung jawab pada kegiatan yang akan dilaksanakan.

Berikut adalah contoh hasil penyusunan TOR dan RAB yang kami telah susun ketika menjadi Panitia Try Out US dan UAMBN tahun 2017.

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

(TERM OF REFERENCE)

TOR USULAN KEGIATAN TRY OUT US DAN UAMBN 2017

MTsN KURIPAN KABUPATEN LOMBOK BARAT

Kementerian Negara/Lembaga: Kementerian Agama

Satker: MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat

Program: Pengelolaan Anggaran Madrasah

Kegiatan: Pelaksanaan Try Out US dan UAMBN

Hasil (Output): Dipedomaninya  Standar Pelaksanaan dan  Biaya

  Try Out US dan UAMBN

1.Latar Belakang

A.Dasar Hukum

Penyusunan  standar  biaya  merupakan  salah  satu  implementasi  atas peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah yaitu :

1.UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara,

2.Peraturan   Pemerintah   Nomor   21   Tahun   2004   tentang   Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga.

3.Undang-undang nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;

4.Undang-undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

5.Undang-undang Nomor 15 tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pertanggungjawaban Keuangan Negara;

6.Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah;

7.Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan  Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, sebagaimana telah diubah dengan Keppres Nomor 72 Tahun 2004;

B.Gambaran Umum

MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat adalah merupakan salah satu lembaga pendidikan di bawah naungan Kementerian Agama, yang sejak berdirinya senantiasa memberikan pendidikan dan pengajaran terhadap siswa-siswanya. Untuk tahun pelajaran 2016-2017  akan mengevaluasi siswa kelas tertinggi, yakni Kelas IX  dengan pelaksanaan Try Out (TO) US dan UAMBN  dalam persiapan menempuh Ujian Sekolah / Madrasah  dan dilaksanakan selama 6 hari.

Untuk itu dalam pelaksanaan tersebut, menimbang perlu persiapan dari mulai perencanaan, pelaksanaan dan diakhiri dengan pelaporan, agar dapat berlangsung dengan baik.

C.Alasan Kegiatan

Pelaksanaan ini merupakan tolak ukur sejauh mana materi yang terkandung dalam kurikulum madrasah telah diserap dan dikuasai oleh para siswa

2.Kegiatan Yang Dilaksanakan

Urian kegiatan yaitu pelaksanaan Try Out US dan UAMBN Kelas IX Tahun Pelajaran 2016/2017

3.Maksud dan Tujuan

Agar tersedianya dana pelaksanaan Try Out US dan UAMBN Kelas IX Tahun Pelajaran 2016/2017

4.Indikator Keluaran

Terwujudnya kesediaan dana pelaksanaan Try Out US dan UAMBN Kelas IX Tahun Pelajaran 2016/2017

5.Strategi Pencapaian Keluaran

A.Metode Pelaksanaan

Penyusunan Standar Biaya dilakukan dengan menggunakan  beberapa metode pelaksanaan yaitu dilakukan melalui anggaran DIPA dalam bentuk UP/GUP dan LS

B.Tahapan Kegiatan

Kegiatan Penyelenggaraan Try US dan UAMBN melalui beberapan tahapan sebagai berikut :

1.Tahapan penyusunan rencana dan program

-Persiapan perencanaan yang meliputi identifikasi masalah, analisa dan rumusan masalah;

-Usulan rencana dan program dari pelaksana kegiatan

-Tahap penyusunan RAB sesuai DIPA tersedia setelah melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan bendahara pengeluaran.

2.Tahap pelaksanaan Rencana dan Kegiatan

-Setelah mendapatkan pagu tetap dan DIPA MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat,  maka pada awal pelaksanaan merumsukan program dan langkah-langkah kegiatan

-Menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan

-Merumuskan kebijakan-kebijakan alternatif terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan;

-Membagi habis tugas dan tanggung jawab masing-masing kegiatan sesuai kapasitas dan kewenangan yang dimiliki oleh masing-masing anggota pelaksana kegiatan;

3.Tahapan evaluasi dan laporan pelaksanaan kegiatan

-Prosedur penyampaian laporan pelaksanaan kegiatan pada hakekatnya adalah suatu bentuk rentetan kegiatan yang intinya merupakan bentuk pengawasan (controlling) yang merupakan bagian dari kegiatan planning, organizing, actuating dan controlling (POAC)

-Laporan kegiatan disampaikan setelah berakhir pelaksanaan kegiatan.

-Penyusunan laporan evaluasi dilaporkan kepada pimpinan sebagi bahan pertimbangan selaku decision maker (pengambil keputusan) dan sebagai bahan msukan untuk penyusunan anggaran pada tahun anggaran selanjutnya

6.Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan di MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat dengan alamat Jl. TGH. Abdul Hafidz Kuripan Kab. Lombok Barat

7.Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan

Kegiatan ini dilaksanakan dan menjadi tanggung jawab :

a.Penanggung jawab kegiatan :

-Kepala MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

-Pejabat Pembuat Komitmen MTsN Kuripan Kabupaten Lombok Barat

-Bendahara pengeluaran

-Pejabat penanda tangan SPM

b.Pelaksana Kegiatan

-H. Ahmad Muzaki selaku ketua pelaksana kegiatan

-Ruslan Wahid, Sekretaris pelaksana kegiatan

-Nikmatul Islam dan Ru’yal Isnaini, anggota pelaksana kegiatan

8.Jadwal Kegiatan

Tabel Rencana Realisasi Kegiatan

NoKomponen KegiatanTahun 2017

JanFebMarAprMeiJunJulAgsSepOktNovDes

1Terpenuhinya Pelaksanaan Kegiatan Try Out US dan UAMBN

2Persiapan √

3Pelaksanaan√

4Pelaporan√

9.Biaya 

Biaya untuk Komponen penyelenggaraan Try Out US dan UAMBN sebesar Rp. 6.165.000 ( Enam juta seratus enam puluh lima ribu rupiah )  sebagaimana ada dalam RAB.

Kuripan, 1 Maret 2017

Kepala MTsN Kuripan

Kabupaten Lombok Barat

Sahimi, S.Pd, M.Pd

NIP. 197612312003121006

Sedangkan untuk contoh RAB,  lebih lengkapnya Anda dapat lihat  disini.